Cómo escribir correctamente un nombre y una descripción de tarea

Un nombre de tarea bien pensado facilita la organización del flujo de trabajo de tu empresa y ayuda a tus empleados/contratistas a entender qué se necesita de ellos.

Hay varias reglas simples para la creación de un nombre de tarea:

1. El nombre debe comenzar con un verbo que responda a la pregunta de qué hacer. Por ejemplo, "determinar qué ha causado la aparición de páginas duplicadas" en lugar de "de dónde vienen las páginas duplicadas".
2. El nombre de la tarea debe tener un lenguaje claro y conciso. Por ejemplo: "Encontrar y eliminar contenido oculto" en lugar de "Tratar con contenido oculto". El segundo no indica adecuadamente qué hacer con el contenido oculto, mientras que el primero da un conjunto de instrucciones claro y simple.
3. El nombre debe reflejar lo que deseas ver del resultado final de la tarea, no solo el proceso. Por ejemplo: "Agregar un enlace de descarga de certificado a la ficha del producto" en lugar de "Agregar un enlace de certificado", o "Comprimir todas las imágenes grandes a 300KB" en lugar de "Comprimir imágenes grandes".
4. Cuando sea necesario, utiliza un parámetro cuantitativo en el título. Por ejemplo: "Desarrollar 3 opciones para el diseño de la página principal" en lugar de "Desarrollar opciones de diseño de la página principal". Al usar un lenguaje cuantitativo, estableces claramente tu objetivo de lo que deseas recibir, en lugar de dejar que el empleado adivine.
5. El nombre de la tarea debe ser corto. Cualquier detalle debe dejarse para la descripción de la tarea. Por ejemplo: "Optimizar 20 páginas en la sección de diagnóstico" es mejor que "Optimizar 20 páginas en la sección de diagnóstico. Enfocarse principalmente en las páginas dedicadas al diagnóstico de coches domésticos”. Como podemos ver, la segunda opción da demasiada información en el título y puede saturar los tableros de proyectos. Esto sería mejor dejarlo para la descripción de la tarea.
6. No uses ningún lenguaje abreviado o jerga. Es mejor escribir de una manera en la que puedas estar seguro de que el usuario (por ejemplo, la persona que realiza la tarea) podrá entender.

Cómo escribir una descripción de tarea efectiva

Una descripción concisa y bien escrita es imprescindible para mantener un flujo de trabajo consistente y preciso. Cuando está bien escrita, el empleado que ejecuta una tarea no necesitará verificar su trabajo constantemente con la persona que establece la tarea. Y la persona que establece la tarea también será menos propensa a solicitar reescrituras, alteraciones, etc. Esto conduce a menos fricción y menos tiempo desperdiciado para todos.

Entonces, ¿qué debe incluir una descripción de tarea?

1. La descripción debe ser lo más detallada posible, pero al mismo tiempo solo contener la información relevante para esa tarea específica. Si la tarea parece demasiado compleja de describir, puede valer la pena desglosarla en múltiples tareas más pequeñas y simples.
2. La descripción debe contener toda la información necesaria para que el empleado ejecute la tarea. Esto puede incluir:
   • URLs de páginas del sitio
   • Detalles de acceso
   • Texto de anclaje
   • Palabras clave
   • Palabras de parada
   • Informes del sitio
   • Solicitudes específicas que se hayan discutido con el cliente
   • Cualquier otro detalle relacionado con la tarea
3. El lenguaje utilizado en la descripción no debe ser ambiguo ni usar abreviaturas y debe ofrecer más información al usuario que el título. Por ejemplo: "Optimizar 20 páginas en la sección de diagnóstico del sitio. Enfocarse en las páginas relacionadas con coches domésticos" sería mejor para este propósito que "Optimizar 20 páginas en la sección de diagnóstico" que da instrucciones menos explícitas al usuario.
4. La descripción debe incluir una explicación de por qué esta tarea es importante para el proyecto en general. Esto ayuda a dar al empleado una mejor idea de por qué están completando la tarea y cómo encaja en el objetivo mayor.
5. Si tienes alguna información adicional para facilitar la tarea, también debe incluirse, como:
   • Referencias a proyectos anteriores donde se completaron tareas similares.
   • Ejemplos de soluciones exitosas de sitios web de competidores.
   • Ejemplos de decisiones fallidas basadas en la experiencia.
   • Consejos útiles, como por dónde empezar, qué servicios usar, etc.

En general, la descripción no debe ser un ensayo largo que el ejecutor de la tarea tenga que pasar horas tratando de digerir. En su lugar, debe incluir detalles concisos sobre lo que se necesita para que el usuario complete la tarea con éxito. Tales como objetivos, plazos, enlaces a recursos útiles, archivos, etc. Si se tiene esto en cuenta, no debería haber problema en crear nombres y descripciones de tareas fáciles de leer.